2.2 Betriebsphilosophie

Jedem Datenerfassungs- und Verwaltungssystem liegt eine von den Entwicklern intendierte Benutzungsphiolosophie zugrunde, der ein Benutzer folgen sollte, wenn er den optimalen Nutzen durch das System erzielen möchte. Dies trifft in besonderem Maße auf das UnivIS zu. Sie werden feststellen, dass sich grundsätzlich im eigentlichen Arbeitsablauf (Workflow) nicht sehr viel geändert hat und wir im wesentlichen statt Papier das Netz als Medium nutzen. Was sich mit Einführung des Systems ändert, ist die gestärkte Eigenverantwortung, die weitgefächerte Nutzung der Daten, die vereinfachte Pflege (vieles machen Sie nur einmal und nicht jedes Semester aufs Neue).

Gestärkte Eigenverantwortung setzt aber auch konstruktives Verhalten im Gesamtsystem „UnivIS und Hochschule“ voraus, wenn das globale Ziel erreicht werden soll. Eine zentrale Steuerungs- bzw. Koordinierungskomponente im System unterstützt diese Strategie.

• Die Erfassung und Pflege der Daten erfolgt dort, wo sie anfallen, bei den Lehrstühlen, den Instituten, den Fakultäten/Fachbereichen und last but not least in den Verwaltungsreferaten der zentralen Verwaltungsorganisationen. Dieses Vorgehen wird durch ein, der Hochschulstruktur folgendes, Sicherheits- und Zugriffssystem unterstützt. Konsequenz dieser Vorgehensweise ist die Delegation der Verantwortung für die Richtigkeit der Daten. Man ist also „selbst Schuld“, wenn etwas nicht korrekt wiedergegeben wird.
• Jedes Datum wird nur einmal erfasst und zentral gespeichert. Die Pflege der Daten wird dadurch erleichtert und Inkonsistenzen vermieden.
  • So existiert z.B. der Datensatz einer Person nur einmal, gleichgültig in welcher Verbindung diese Personen in den verschiedenen Verzeichnissen oder in lehrstuhlspezifischen Webseiten auftauchen oder
  • der Datensatz einer Vorlesung existiert nur einmal, gleichgültig wie häufig sie im Vorlesungsverzeichnis erscheint.
• UnivIS ist kein Textverarbeitungssystem zur Erstellung von gedruckten Verzeichnissen. Bei notwendigen Designentscheidungen wird im Zweifelsfall immer zugunsten der Anforderungen aus dem Web entschieden. Wir sprechen bei gedruckten Verzeichnissen deshalb von „Abfallprodukten“des UnivIS.
• Zentrale Ressourcen (meistens: zentral verwaltete Räume) lassen sich über Hochschulgrenzen hinweg nur schwer in einer einheitlichen Weise verwalten. Jede Hochschule hat ihre gewachsenen Strukturen. Aus diesem Grunde bietet das UnivIS hier zwar weitreichende Unterstützung, aber keine bindenden Vorgaben an.

  Grundlage unseres Systems in diesem Teilbereich ist die Institution eines Raumverwalters, die in der Regel an jeder Hochschule gegeben ist. Der jeweils zuständige Raumverwalter wird Ihnen in jeder Raumbelegungsseite angezeigt. Dieser Raumverwalter gibt letztendlich die Strategie der Raumbelegung vor. Nach unseren Erfahrungen an verschiedenen Hochschulen hat sich folgende, eher liberale, Vorgehensweise bewährt, die auf die Kompetenz und das konstruktive Verhalten der Beteiligten setzt (Für Zweifler sei angemerkt, dass der große Vorteil bei der Einführung des UnivIS darin liegt, daß alle datenpflegende Personen ausgebildet werden, ihnen also die Betriebsphilosophie des Systems wohlbekannt ist):

  • Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt dürfen Regelveranstaltungen aus dem letzten entsprechenden Semester ohne Rücksprache mit dem Raumverantwortlichen in das neue Semester mit gleichem Raum und gleicher Zeit übernommen werden. Je nach Varianz im Lehrangebot dürften damit, in einem „eingeschwungenen System“, schon 70 bis 90% aller Belegungsfälle gelöst sein. Darüberhinaus unterstützt dieses Verfahren die überschneidungsfreie Studierbarkeit der Fächer, wenn es einmal gelungen ist, eine konfliktfreie Lösung zu finden.
  • Die restlichen Termine werden dann mit Hilfe der Raumverwalter einvernehmlich vergeben. Auch hier sollte man so vorgehen, dass man die Belegung der Räume als Wunsch interpretiert, also von dem Datenpfleger vornehmen lässt. Im Konfliktfall bekommt er eine Warnung, daß der Termin bereits vergeben ist. Da er auch mitgeteilt bekommt durch wen, lösen sich viele Konflikte bereits bilateral. Ist der Raum frei, fehlt nur noch die Zustimmung des Raumverwalters, z.B. durch eine kurze e-mail-Anfrage bzw. Nachricht.
• Das Rechte- und Schutzsystem orientiert sich an der Verwaltungsstruktur der Hochschule. So wird die Mehrzahl der schreibberechtigten Benutzer nur in ihrem eigenen Bereich z. B. des Lehrstuhls eine Schreibberechtigung besitzen. Analog zur Hochschulstruktur wird es auch eine Hierachie von Systemverantwortlichen geben, die administrativ für ein Institut, einen Fachbereich oder auch für die gesamte Hochschule tätig sind. Entsprechend kann man Schreibrechte, ggf. verbunden mit dem Recht der Benutzeradministration, einräumen. Der einzelne registrierte Benutzer wiederum findet gemäß seiner eigenen Rechte und Wünsche genau das Umfeld in seinen PopUp-Menüs vor, das er zu einer effizienten Datenpflege benötigt, wie z. b. die Dozenten der Lehrveranstaltungen, die zur Eingabe anstehen oder die Raumliste der Räume, die er in der Regel belegt. Darüber hinaus kann ein Benutzer aus einer Vielzahl von Darstellungsmöglichkeiten seine eigene Standarddarstellung wählen. Eine sinnvolle Vorbesetzung ist natürlich voreingestellt.
• Weitere Strukturierungselemente sind
  • der Überschriftenbaum, der im Vorlesungsverzeichnis den Einsortierungsort für die Lehrveranstaltungen vorgibt. Diese Überschriftenbäume sind individuell an Studienrichtungen und Studienordnungen anpaßbar. Im Sinne einer einheitlichen Darstellung ist es natürlich von Nutzen, gleiches auch gleich darzustellen. Eine kritische Durchsicht des bestehenden Vorlesungsverzeichnisses - etwa von den Studienberatern - vor Einführung des neuen Systems, kann später viel Nachbesserungsaufwand einsparen.
  • die Institutionengliederung erlaubt es, die interne Struktur der Institutionen (Fachbereich, Institut, Lehrstuhl, etc.) individuell zu gestalten. Dieser Mechanismus dient u. a. dazu, einzelne Personen in beliebig vielen verschiedenen „Funktionen“ darzustellen, z. B. einen Professor als Lehrstuhlinhaber, Dekan und Mitglied des Senats, ohne dafür mehrere Personendatensätze anlegen zu müssen.